Tietosuojaseloste
Päivitetty 24.9.2026
1. Rekisterinpitäjä
Kubik-palvelun (kubik.fi) rekisterinpitäjä on palvelun ylläpitäjä Hugo Lipponen. Tietosuojaan liittyvissä asioissa voit ottaa yhteyttä sähköpostitse: info@kubik.fi.
2. Mitä tietoja keräämme
- Tilin tiedot: nimi tai yrityksen nimi, sähköpostiosoite ja salasana. Salasanaa ei koskaan tallenneta selväkielisenä, vaan siitä säilytetään ainoastaan vahva tiiviste (bcrypt).
- Yritysprofiili (vapaaehtoinen): yrityksen nimi, y-tunnus, osoite, puhelinnumero, yhteyssähköposti ja logon osoite, jos syötät ne asetuksissa tarjouksia varten.
- Käyttäjän syöttämä sisältö: tallentamasi työt, laskelmat, hinnastot, tarjoustiedot, kuittikuvat, tuntikirjaukset ja kellokortin sijaintileimat (yksi sijaintipiste työpäivän aloitus- ja lopetushetkellä, jos työntekijä sallii sijainnin; ei jatkuvaa seurantaa), Muisti-sivulle kirjoittamasi ohjeet tekoälylle sekä Muisti-sivulle lataamasi ohjetiedostot (esim. perehdytys- ja työturvallisuusohjeet), joista tekoäly vastaa työntekijöidesi kysymyksiin. Nämä voivat sisältää omien asiakkaidesi nimiä tai yhteystietoja, jos kirjoitat niitä esimerkiksi työn nimeen tai kuvaukseen.
- Äänitallenteet ja sanelut: jos nauhoitat arviokäynnin, tallenne säilytetään valitsemasi ajan (30, 90 tai 180 päivää, oletus 90) ja poistetaan sen jälkeen automaattisesti. Puheesta tehty teksti ja tarjousluonnos säilyvät. Tekstikenttään sanellusta puheesta ei tallenneta ääntä lainkaan, vain teksti.
- Tarjouspyynnöt: jos jätät tarjouspyynnön yrittäjän julkisella pyyntösivulla, antamasi tiedot (nimi, yhteystieto ja viesti) tallennetaan ja välitetään vain kyseiselle yrittäjälle yhteydenottoa varten. Yrittäjä vastaa rekisterinpitäjänä näiden tietojen käsittelystä.
- Tekniset tiedot: kirjautumisyritysten ja tarjouspyyntöjen yhteydessä IP-osoite tallennetaan väliaikaisesti väärinkäytösten estämiseksi (pyyntöjen rajoitus).
3. Mihin tietoja käytetään
Tietoja käytetään ainoastaan palvelun tarjoamiseen: tilisi hallintaan, laskelmiesi tallentamiseen, tarjous-PDF:ien luontiin sekä palvelun tietoturvan varmistamiseen. Käsittelyn oikeusperusteena on sopimus (palvelun käyttö) sekä oikeutettu etu (tietoturva). Tietoja ei käytetä markkinointiin eikä myydä tai luovuteta kolmansille osapuolille.
4. Alihankkijat ja tietojen sijainti
Palvelun tuottamiseen käytetään seuraavia alihankkijoita:
- Neon Inc.: tietokannan ylläpito (tietojen tallennus)
- Vercel Inc.: sovelluksen palvelinalusta, äänitallenteiden ja logotiedostojen säilytys (Frankfurt) sekä anonyymi kävijätilastointi (ei evästeitä, ei yksittäisen kävijän tunnistamista)
- Resend Inc.: sähköpostien lähetys. Sen kautta kulkevat vahvistus-, kutsu- ja palautusviestit, ilmoitukset uusista tarjouspyynnöistä sekä asiakkaillesi lähettämäsi tarjoukset PDF-liitteineen.
- Postmark (Wildbit LLC): saapuvien sähköpostien vastaanotto. Kun välität tarjouspyynnön tai kuitin Kubik-osoitteeseesi, viesti kulkee Postmarkin kautta liitteineen. Postmark ei säilytä viestejä pysyvästi.
- Anthropic PBC: tekoälyn kielimalli. Sille lähetetään tarjousluonnoksen tekemistä varten tarjouspyynnön teksti liitekuvineen, arviokäynnin puheesta tehty teksti, hinnastosi tuoterivit, Muisti-sivun ohjeesi ja pyynnössä tunnistetun asiakkaan aiemmat tarjoukset ja työmaat, kuitin tai tuotavan hinnaston kuva tai PDF lukemista varten, Muisti-sivulle lataamasi ohjetiedosto tekstin poimintaa varten, sekä Muistille esitetty kysymys otteineen vastaamista varten (toimiston kysymykseen myös Muistiin kootut tiedot asiakkaista, tarjouksista, työmaista ja hankinnoista). Anthropic ei käytä palvelun kautta lähetettyä aineistoa mallien kouluttamiseen.
- OpenAI: puheen muuttaminen tekstiksi. Sille lähetetään arviokäyntien ja sanelun ääni litterointia varten. OpenAI ei käytä rajapinnan kautta lähetettyä aineistoa mallien kouluttamiseen.
- GitHub, Inc.: tietokannan varmuuskopioiden säilytys (yksityinen, pääsyrajattu säilö)
Alihankkijat käsittelevät tietoja vain palvelun tuottamiseksi tietosuojasopimustensa (DPA) mukaisesti.
Tietojen säilytyspaikka on EU. Tietokanta sijaitsee Frankfurtissa (Neon, eu-central-1), ja siellä ovat kaikki tarjouksesi, työmaasi, kuittisi ja hinnastosi.
Osa käsittelystä tapahtuu EU/ETA-alueen ulkopuolella: saapuva sähköposti kulkee Postmarkin ja lähtevä Resendin kautta, tekoälyn kielimallikutsut menevät Anthropicille ja puheen litterointi OpenAI:lle. Näissä siirroissa perusteena ovat EU-komission hyväksymät vakiosopimuslausekkeet. Tiedot eivät jää näille palveluille, vaan tallentuvat EU:ssa olevaan tietokantaan.
5. Tietojen säilytysaika
Tietojasi säilytetään niin kauan kuin tilisi on olemassa. Kun poistat tilisi, kirjautuminen estyy heti ja kaikki tietosi (tarjoukset, hinnastot, liidit ja yritystiedot) poistetaan pysyvästi 30 päivän kuluttua. Tämä ikkuna suojaa vahinkopoistoilta. Arviokäyntien äänitallenteet poistetaan jo aiemmin valitsemasi säilytysajan kuluttua (30, 90 tai 180 päivää). Kirjautumisrajoituksen IP-tiedot poistuvat automaattisesti lyhyen ajan kuluessa, ja varmuuskopiot säilytetään enintään 30 päivää.
6. Oikeutesi
Sinulla on oikeus tarkastaa tietosi, oikaista virheelliset tiedot, saada tietosi koneluettavassa muodossa (Asetukset → Tietojen vienti) ja poistaa tilisi milloin tahansa palvelun asetuksista (Asetukset → Poista tili) tai ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjään. Sinulla on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle (tietosuojavaltuutetun toimisto, tietosuoja.fi).
7. Evästeet
Palvelu käyttää ainoastaan välttämättömiä evästeitä: evästettä, jolla kirjautumisistuntosi pidetään voimassa, ja evästettä (kubik_kieli), joka muistaa valitsemasi käyttöliittymän kielen vuoden ajan. Seuranta- tai markkinointievästeitä ei käytetä, joten erillistä evästesuostumusta ei tarvita.
8. Muutokset
Jos tätä selostetta muutetaan olennaisesti, ilmoitamme siitä palvelussa tai sähköpostitse. Ajantasainen versio on aina luettavissa tällä sivulla.